Trong tiến trình chuyển đổi số, hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam đang từng bước ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng trải nghiệm. Không chỉ phát triển nền tảng phần mềm, start-up Việt Event365 AI lựa chọn hướng tiếp cận kết hợp giữa trí tuệ nhân tạo với thiết bị phần cứng do trong nước thiết kế, chế tạo, qua đó mở rộng phương thức tổ chức, vận hành và kết nối trong lĩnh vực sự kiện và không gian làm việc.
Xu hướng số hóa và sự hình thành Event365 AI
Cùng với sự phát triển của kinh tế số, nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo, triển lãm và các hoạt động kết nối cộng đồng ngày càng gia tăng. Việc ứng dụng các nền tảng quản lý sự kiện trực tuyến đã góp phần thay đổi phương thức vận hành truyền thống, hỗ trợ các khâu đăng ký, tiếp đón, in thẻ và tương tác giữa ban tổ chức và người tham dự.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy tại nhiều đơn vị, quy trình tổ chức vẫn còn phân tán. Thông tin sự kiện được công bố trên nhiều kênh khác nhau, lịch trình chưa đồng bộ, công tác check-in còn thủ công, gây mất thời gian và hạn chế khả năng khai thác dữ liệu phục vụ quản lý sau sự kiện. Những tồn tại này đặt ra yêu cầu cần có giải pháp quản lý tập trung, thống nhất và linh hoạt hơn.
Trên cơ sở đó, Event365.ai được phát triển như một nền tảng quản lý sự kiện trực tuyến, hướng tới chuẩn hóa quy trình từ khâu chuẩn bị, tổ chức đến tổng kết và phân tích dữ liệu. Event365 AI do Alice Lê Thu Hương và Nguyễn Tiến Huấn sáng lập từ những trải nghiệm thực tế trong quá trình tham gia và tổ chức nhiều loại hình sự kiện khác nhau, từ họp nội bộ doanh nghiệp, hội thảo chuyên ngành đến các chương trình kết nối cộng đồng. Nhóm sáng lập nhận thấy điểm chung là việc quản lý còn rời rạc, thiếu một hệ thống đồng bộ.
Từ đó, nền tảng Event365.ai được xây dựng theo mô hình quản lý xuyên suốt, cho phép nhà tổ chức chủ động tạo sự kiện, quản lý danh sách đăng ký, thực hiện check-in, tích hợp lịch làm việc và gửi thông báo cho người tham dự trên cùng một hệ thống. Cách tiếp cận này giúp giảm bớt khâu trung gian, tiết kiệm thời gian tổ chức và nâng cao khả năng quản trị dữ liệu. So với nhiều nền tảng quốc tế, Event365.ai được tối ưu phù hợp với điều kiện triển khai tại Việt Nam, đặc biệt với các sự kiện quy mô vừa và nhỏ, yêu cầu chi phí hợp lý và khả năng vận hành linh hoạt.
Founder Alice Lê Thu Hương và Nguyễn Tiến Huấn và sản phẩm lịch để bàn thông minh chế tạo thử tại Fablab
Kết hợp nền tảng số với thiết bị phần cứng “Make in Vietnam”
Một điểm khác biệt trong định hướng phát triển của Event365 AI là không chỉ dừng lại ở nền tảng phần mềm mà còn nghiên cứu, phát triển thiết bị hỗ trợ hiển thị và tương tác trong không gian làm việc.
Sản phẩm đầu tay của doanh nghiệp là lịch điện tử để bàn sử dụng công nghệ e-ink, phục vụ việc hiển thị lịch họp và lịch sự kiện một cách trực quan. Nhờ đặc tính tiêu thụ điện năng thấp và không phát ánh sáng xanh, thiết bị phù hợp bố trí tại bàn làm việc, phòng họp, không gian làm việc chung hoặc khu vực tổ chức sự kiện, góp phần hỗ trợ người dùng theo dõi lịch trình thuận tiện hơn.
Quá trình thiết kế và quản lý vòng đời sản phẩm được thực hiện trên nền tảng 3DExperience của Dassault Systèmes, cho phép kiểm soát cấu trúc, linh kiện và quy trình chế tạo theo chuẩn công nghiệp, hạn chế sai sót trong giai đoạn sản xuất thử nghiệm. Sau giai đoạn thiết kế, sản phẩm được chế tạo và thử nghiệm tại hệ thống Fablab dùng chung, nơi tích hợp máy gia công cơ khí, máy in 3D và thiết bị kiểm tra chất lượng. Mô hình này giúp nhóm phát triển nhanh chóng hoàn thiện mẫu, điều chỉnh thiết kế theo điều kiện thực tế và đánh giá độ ổn định trước khi triển khai ở quy mô lớn.
Việc tận dụng hạ tầng dùng chung và nguồn lực chuyên gia trong hệ sinh thái khởi nghiệp đổi mới sáng tạo phù hợp với định hướng của Đề án 844 trong việc thúc đẩy liên kết, chia sẻ và tối ưu hóa nguồn lực cho các doanh nghiệp khởi nghiệp công nghệ.
Thiết bị lịch để bàn thông minh được chế tạo thử tại Fablab
Định hướng xây dựng hệ sinh thái sự kiện thông minh
Trong khi nhiều nền tảng quản lý sự kiện tập trung vào ứng dụng trên thiết bị di động, Event365 AI tiếp cận theo hướng đưa thông tin sự kiện hiện diện trực quan trong không gian làm việc.
Thiết bị lịch để bàn được tích hợp với nền tảng Event365.ai nhằm hỗ trợ theo dõi lịch trình, đăng ký và xác nhận tham gia, đồng bộ dữ liệu check-in và kết nối với hệ thống in thẻ tại điểm tổ chức. Nhờ đó, thông tin sự kiện không chỉ tồn tại trên môi trường số mà còn được gắn với không gian vật lý, góp phần nâng cao tính chủ động của người tham dự và hình thành chu trình quản lý khép kín trước, trong và sau sự kiện.
Theo định hướng phát triển, Event365 AI không chỉ cung cấp nền tảng quản lý sự kiện mà còn hướng tới xây dựng hệ sinh thái giải pháp cho không gian làm việc thông minh, trong đó dữ liệu người tham dự, lịch trình và hoạt động tương tác được kết nối đồng bộ. Trong tương lai, nền tảng sẽ tiếp tục được mở rộng theo hướng tích hợp phân tích dữ liệu và cá nhân hóa nội dung hiển thị, qua đó hỗ trợ ban tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý và chất lượng trải nghiệm.
Việc kết hợp nền tảng số với thiết bị phần cứng do trong nước thiết kế, chế tạo cho thấy hướng tiếp cận mang tính nội sinh của Event365 AI, phù hợp với định hướng phát triển khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo. Thay vì chạy theo xu hướng ngắn hạn, doanh nghiệp tập trung xây dựng sản phẩm có giá trị sử dụng thực tế, gắn với năng lực thiết kế và chế tạo trong nước, hướng tới khả năng mở rộng ra thị trường khu vực trong bối cảnh chuyển đổi số.
